Protejarea documentelor unei firmei este imperios necesară pentru bunul mers al activității acesteia.
Este foarte important ca documentele firmei să fie ferite de ochii indiscreți ai persoanele care ar putea afecta dezvoltarea firmei, dar și contra unei catastrofe naturale care poate provoca daune însemnate.
De asemenea, la fel de important este și locul în care țineți documentele. Trebuie să le țineți într-un loc în care mereu le veți găsi cu ușurință. Trebuie să localizați toate acele documente vitale, rapid de fiecare dată când aveți nevoie de ele.
Este indicat să utilizați diferite tipuri de platforme de stocare în cloud, pentru a vă menține documentele ușor accesibile și organizate. Stocarea hârtiilor și activele digitale importante ale companiei dvs. pe un cloud public precum Google Drive sau Dropbox vă va permite să le protejați în mod corespunzător.
Bune practici privind protecția documentelor importante ale firmei
Copii duplicate: Trebuie să faceți copii ale tuturor documentelor importante, de exemplu, certificate de naștere, carduri de securitate socială, polițe de asigurare, pașapoarte, documente medicale, documente de încredere, certificate de naștere și deces, documente legale și financiare, precum și titluri, acte, licențe, declarații fiscale și certificate de obligațiuni și acțiuni, printre altele.
Locație: Mapele cu cele mai importante documente trebuie să fie de o singură culoare, în acest fel vă veți da întotdeauna ușor seama care dintre ele sunt vitale. În acest sens vă putem sugera, de asemenea, să alegeți o culoare care iese în evidență în „dezordine”. Trebuie să găsiți un dulap unde să depozitați toate documente importante ale firmei. Nu trebuie să fie scump sau sofisticat, poate fi un simplu dulap pentru arhivarea documentelor.
Ținerea documentelor în birou: Dacă nu vreți ca angajații dvs. să aibă acces la documente, cel mai simplu mod de a proteja documentele de angajații curioși este încuiați dulapul sau sertarul cu lacăt.
În această privință nu ar trebui să aveți mari probleme. În prezent, există multe multe opțiuni pe care le puteți utiliza pentru a vă păstra documentele în siguranță în birou.
Documente printate: Nu țineți documentele printate într-un loc vizibil în care pot fi confundate cu alte obiecte de valoare. De asemenea, ar trebui să luați în considerare protejarea lor corespunzătoare. Pentru a proteja documentele printate împotriva evenimentelor neprevăzute, trebuie să țineți mapele cu documente importante într-un loc sigur și să nu le amestecați cu documentele pe care le folosiți zilnic. Documentele importante trebuie ținute într-un dulap sau sertar separat.
Salvarea registrelor de pe computer: Puteți salva registrele firmei prin crearea unui fișier pe o platformă de stocare în cloud, cum precum cea amintită mai sus. Acest lucru vă va permite să le accesați oricând aveți nevoie, de pe orice computer.
Dacă veți utiliza un serviciu de stocare online pentru a proteja toate documentele importante aveți posibilitatea de a crea un fișier de urgență accesibil oricând și de pe orice dispozitiv.
Dincolo de cele menționate deja, rețineți că mapele cu documentele firmei dvs. pe care puteți pune etichete autocolante și nota diverse informații, fie stick-urile cu informații confidențiale pot fi în siguranță și într-un seif.
Concluzie
Menținerea în siguranță a documentelor firmei nu este o sarcină ușoară. Totodată necesită o planificare adecvată și, bineînțeles, timp. Dar, dacă se realizează o planificare corectă și o investiție minimă, vă veți putea relaxa știind că documentele firmei dvs. sunt în siguranță.